10 эффективных способов сделать свой день продуктивнее, чем вчера

10 эффективных способов сделать свой день продуктивнее, чем вчера
Поделиться

Советы президента и главного исполнительного директора Red Hat, которые помогут вам максимально эффективно использовать рабочее время и повысить личную производительность.
Независимо от того, что вы делаете, есть одна отличительная черта дня, которая одинакова для всех: 24 часа в сутках.

1. Каждое воскресенье вечером намечайте план на неделю

В воскресенье вечером я сажусь, чтобы составить список ключевых задач на каждый месяц и на текущий год. Эти цели и задачи выполняются каждую неделю, они помогают мне идти по правильному пути и держать все в порядке. Долгосрочные цели могут не требовать срочных действий для их достижения, но они, безусловно, важны. Если вы не будете осторожны в этом вопросе, «важные» цели могут быть легко пропущены как «срочные». Затем я проверяю свое расписание и список дел на неделю. Я знаю, какое время нужно на разные дела. После этого я планирую задачи, которые должен выполнить, и включаю их в свой список дел.

Главное — создать структуру своей недели и выполнить ее дисциплинированным образом. В противном случае неотложные вопросы исключат то, что действительно имеет значение.

2. Заранее выделяйте время для выполнения конкретных задач

Каждый из нас устанавливает календарь встреч и совещаний в нашем календаре. Идите еще дальше и выделите время для конкретных задач. Например, укажите в списке задач «создать новое предложение», или «создать презентацию», или «просмотреть и одобрить рекламный материал».
Потратьте время, чтобы выполнить конкретные задачи. Если вы не выделите время для этих задач заранее, они будут перенесены на более позднее время и задержаны по времени. Или вам придется постоянно перебивать себя ради чего-то другого, или вы потеряете свое внимание и потеряете их из виду.

3. Следите за тем, чтобы список задач был выполнимым

Я часто создавал список задач, но не выделял достаточно времени для выполнения каждой задачи. Что оказалось? В моем списке всегда было больше дел, чем я мог физически сделать. Если у вас запланировано шесть часов собраний сегодня и много задач, которые займут восемь часов, эти задачи останутся в списке ожидания.
Реалистичное разделение задач заставляет вас устанавливать приоритеты. (Лично мне нравится органайзер Toodledo, но есть много других инструментов, которые вы можете использовать для планирования своей работы.) Реалистичное разделение задач и времени на их выполнение поможет вам сэкономить время. Если вы знаете, что решение этой проблемы занимает не более 30 минут, вы будете усерднее работать и не обращать внимания на отвлекающие факторы.
Реалистичное разделение задач и время для их выполнения помогут вам не терять время зря.

4. Назначайте 30-минутные встречи по умолчанию

Любой, кто составляет час по умолчанию в программном обеспечении планирования, теряет миллионы часов других людей. Решение большинства проблем займет не более 30 минут. Многие из них можно обсудить за 15 минут, особенно если все приглашенные на встречу знают, что собрание займет всего 15 минут.
Любой, кто составляет час по умолчанию в программном обеспечении планирования, теряет миллионы часов других людей.
Не становитесь рабом инструментов планирования с настройками по умолчанию. Запланируйте часовую встречу, только если вы абсолютно уверены, что она вам нужна.

5. Скажите нет многозадачности

Во время встречи, особенно если она занимает целый час, очень трудно воздержаться от выполнения нескольких бессмысленных действий. (Кто не очистил папку «Входящие» во время встречи?) Проблема в том, что такое рассеивание внимания делает эти встречи менее продуктивными. Даже если вы делаете вещи, которые не требуют умственной деятельности, вы отвлекаетесь и становитесь менее продуктивными.
Многозадачность — убийца личной продуктивности!
Не пытайтесь делать две вещи одновременно. Лучше сконцентрируйся на одном и сделай это идеально.

6. Постарайтесь максимально эффективно использовать «пограничное» время

Самая большая потеря времени у меня возникает, когда я иду на работу, когда я возвращаюсь домой и когда я в аэропорту. Вот почему я всегда обращаю особое внимание на то, как я могу использовать это время продуктивно. Я почти всегда планирую сделать несколько звонков по дороге на работу.

Всё просто! Таким образом, я могу создать временное окно с 8:00 до 8:30 для звонка. Я обычно не планирую никаких звонков по дороге домой. Например, в этот момент я могу перезвонить кому-нибудь на западном побережье.
В аэропорту я использую Pocket, плагин для браузера, который загружает статьи с отложенным чтением. Я могу загрузить до 10 статей и заранее предоставить полезный контент, который я хочу прочитать, ожидая таможенного оформления.
Изучите свой день внимательно. Определить время простоя. Затем спланируйте, что вы можете сделать за это время.

7. Следите за временем

Как только вы начнете следить за своим временем (для этого я использую инструмент отслеживания времени Toggl), вы удивитесь, сколько времени вы тратите на непродуктивные действия. Предоставляя информацию, вам не нужно вдаваться в подробности, просто напишите, что вы собираетесь делать.
Когда вы начнете следить за своим временем, вы будете удивлены, сколько времени вы тратите на непродуктивные действия.
Недавно я начал отслеживать время, посвященное некоторым задачам. Это был бесценный опыт, который открыл мне глаза на многие вещи и действительно помог мне сосредоточиться на самом важном.

8. Задумайтесь об обеде. Ваш обед может занять час. Или 30 минут. Или 10 минут

Независимо от того, сколько времени требуется на обед, подумайте о том, что вы делаете. Если вы привыкли что-то перехватывать прямо на рабочем месте, чтобы заглушить урчание в животе, хорошо. Но если вы воспользуетесь дополнительными возможностями после короткого перерыва, обед — это как раз то время, когда многозадачность может стать отличным решением: вы можете создавать новые полезные связи и знакомства, общаться неформально и создавать корпоративную культуру — если вы не идете на ланч каждый день в одно и то же время.
Если вы выбираете дополнительные функции из короткого перерыва, обед — это как раз то время, когда многозадачность может стать отличным решением.
Выберите два дня в неделю, чтобы поужинать с людьми, которых вы не очень хорошо знаете. Или просто погулять. Или сделайте что-нибудь продуктивное для себя. Допустим, вы тратите один час каждый день на обед; пять часов в неделю Подумай о том, как ты проводишь это время. Вы не должны работать, но вы должны заставить это время работать на вас.

9. Не занимайте работой время, которое вы должны проводить с семьей

Я, как и ты, немного трудоголик. Поэтому я очень тщательно подхожу к тому, как провести вечер. Когда я прихожу домой с работы, посвящаю время своей семье: мы обедаем вместе, отдыхаем вместе. Я полностью прекращаю работать. Нет телефонных звонков, нет электронной почты.
Я посвящаю все это время моей семье. После чего я могу вернуться к работе.
У каждой семьи есть часы наибольшей активности, когда все ее члены собираются вместе, что-то обсуждают, взаимодействуют друг с другом. Если вы не отпустите это время заранее, у вас будет отличный шанс спокойно работать. Поэтому важно определить эти ограничения: когда вы работаете и когда проводите время со своей семьей. Это означает, что никаких телефонных звонков к столу, никаких коммерческих сообщений и другой офисной деятельности.

10. Начинайте каждый день правильно

Прежде всего, вставая с постели, я делаю утреннюю зарядку, потому что физические упражнения заряжают меня энергией. (Исследования также показывают, что умеренные аэробные упражнения могут улучшить ваше настроение в течение 12 часов.)
Начните свое утро продуктивно, и весь ваш день будет таким же!
Я рано встаю и бегаю. Затем я читаю новости, чтобы немного расслабиться после тренировки. Потом я начинаю завтракать. Вы не только получаете заряд энергии, но и прокладываете дорогу для остальной части дня. Начните свое утро продуктивно, и весь ваш день будет таким!


Поделиться

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *